Văn phòng ảo và ưu nhược điểm khi sử dụng

Bạn đang phân vân nên hay không sử dụng văn phòng ảo? Là mô hình đem lại nhiều lợi ích, không thể phủ nhận sử dụng văn phòng giao dịch cũng tồn tại một số nhược điểm nhất định. 5 ưu điểm và 3 hạn chế dưới đây giúp bạn đưa ra quyết định cuối cùng/có sử dụng văn phòng ảo hay không. 

5 ưu điểm khi sử dụng văn phòng ảo

Văn phòng ảo là mô hình đem lại nhiều lợi ích tích cực cho doanh nghiệp. Một số ưu điểm của văn phòng giao dịch có thể kể đến như:

• Sở hữu địa chỉ kinh doanh đẳng cấp với chi phí thấp

Văn phòng ảo cho phép bạn lựa chọn địa chỉ đắc địa ở khu vực trung tâm với chi phí thấp nhất. Nếu so sánh, phí thuê văn phòng giao dịch hằng tháng chỉ bằng 5 – 10% chi phí thuê mặt bằng truyền thống. Chẳng hạn, tại Winplace, chỉ cần từ 545.000 đồng, khách hàng đã có thể sở hữu văn phòng ảo đẳng cấp tại trung tâm Quận 1. 

Trong khi đó, với văn phòng ảo, bạn vẫn có thể sử dụng địa chỉ này để đăng ký kinh doanh, hẹn gặp khách hàng giao dịch. Giảm chi phí giúp doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả, sử dụng nguồn vốn tốt nhất. Đây cũng là một trong những lý do khiến văn phòng ảo được đánh giá cao. 

• Văn phòng ảo hỗ trợ tiếp nhận thông tin

Sử dụng văn phòng ảo, bạn và nhân viên không cần có mặt tại văn phòng mọi thời điểm. Đội ngũ hỗ trợ của đơn vị cung cấp đã thay mặt bạn tiếp nhận và chuyển tiếp thông tin. 

Bưu phẩm gửi đến địa chỉ công ty được lễ tân tiếp nhận. Tiếp đó, đội ngũ này sẽ chuyển tiếp đến địa chỉ bạn đã đăng ký để bạn nhận thông tin tốt nhất. Bạn không lo lắng công văn của cơ quan nhà nước, hồ sơ/hợp đồng của khách gửi đến nhưng không được tiếp nhận do không có mặt ở văn phòng. 

Tại Winplace, dịch vụ khách hàng sẽ hỗ trợ chuyển tiếp thông tin theo ngày/tuần/tháng tùy nhu cầu của bạn. Bên cạnh thư từ, các gói văn phòng ảo của đơn vị còn cung cấp tổng đài điện thoại thông minh với lời chào chuyên nghiệp. Công ty sở hữu số riêng cùng chức năng chuyển tiếp cuộc gọi về số điện thoại bạn đã đăng ký. 

• Trang bị đủ thiết bị văn phòng

Tại Winplace, khách hàng sử dụng văn phòng giao dịch với đầy đủ đồ dùng cần thiết. Máy photocopy, máy in, máy scan hiện đại, dễ sử dụng. Phòng họp với máy chiếu, màn hình LCD phục vụ trình chiếu, thảo luận dễ dàng. 

Khi hẹn gặp và làm việc với khách tại đây, bạn hoàn toàn có thể sử dụng những tiện ích này. Đây cũng là điểm tạo nên chất lượng của Winplace và giúp đơn vị được hơn 200 doanh nghiệp tin chọn. 

• Bắt đầu nhanh chóng và dễ dàng

Khi chọn văn phòng ảo, bạn không tốn quá nhiều thời gian để mua sắm trang thiết bị, thiết kế và bài trí văn phòng. Nhanh chóng, tiện lợi, bạn hoàn toàn có thể bắt đầu sở hữu ngay địa chỉ kinh doanh khi bạn muốn. 

Tất cả công việc bạn cần làm là liên hệ Winplace, nhận tư vấn và chọn gói dịch vụ phù hợp. Chúng tôi sẽ hoàn tất hồ sơ và bạn bắt đầu sử dụng địa chỉ văn phòng để công bố và giao dịch. 

Nếu chưa đăng ký kinh doanh hoặc chuyển đổi giấy phép kinh doanh, khai báo thuế, Winplace với đội ngũ Luật sư dày dặn kinh nghiệm có thể hỗ trợ trọn gói cho doanh nghiệp. Bạn không cần lo lắng thủ tục pháp lý khi lựa chọn văn phòng ảo tại Winplace. 

• Tăng hiện diện tại địa phương

Như đã chia sẻ, việc bắt đầu sử dụng văn phòng ảo có chi phí khá thấp. Thời gian bắt đầu thiết lập cũng không tốn quá nhiều thời gian. Do đó, các doanh nghiệp có nhu cầu tăng độ hiện diện, phủ sóng tên tuổi trên toàn quốc thường chọn văn phòng giao dịch cho đơn vị. 

Đây là cách xây dựng niềm tin với người dùng tại các địa phương. Lựa chọn doanh nghiệp có văn phòng tại nơi mình sống giúp họ cảm thấy yên tâm hơn, và, “cảm giác” sẽ được hỗ trợ tốt hơn doanh nghiệp ở xa. 

Do đó, văn phòng giao dịch là lựa chọn thích hợp nếu muốn tăng nhận diện và có mặt ở nhiều tỉnh thành. Đây là phương án với chi phí thấp nhất nhưng đem lại hiệu quả tối ưu. 

3 hạn chế khi sử dụng văn phòng ảo

Bên cạnh những ưu điểm, sử dụng văn phòng ảo vẫn tồn tại một số nhược điểm nhất định. Đây cũng là lý do nhiều người còn phân vân chưa đưa ra quyết định sử dụng mô hình cho thuê này hay không. Dưới đây là 3 hạn chế và giải pháp khi sử dụng văn phòng ảo. 

• Chi phí phát sinh

Dù tiết kiệm hơn khi lựa chọn văn phòng ảo, tuy vậy các chi phí phát sinh vẫn có thể khiến bạn không hài lòng. Một số chi phí phát sinh khi sử dụng văn phòng ảo do các đơn vị cung cấp đưa ra gồm: điện, nước, wifi, chi phí in ấn, gửi xe,… Ngoài ra, một số đơn vị sẽ tính phí với mỗi bưu phẩm chuyển đến cho khách hàng.

Giải pháp: Hãy yêu cầu tư vấn viên chia sẻ chi tiết thông tin về giá cả và dịch vụ. Nếu bạn không đồng ý với chính sách do đơn vị này áp dụng, hãy tham khảo thêm nhiều nhà cung cấp khác. Lựa chọn Winplace cũng là gợi ý đáng cân nhắc. Tại đây, phí dịch vụ đã bao gồm toàn bộ các chi phí kể trên. Bạn không cần lo lắng phát sinh chi phí khi sử dụng văn phòng ảo tại Winplace. 

• Vấn đề bảo mật thông tin

Khi giao dịch với khách hàng tại văn phòng ảo, nhiều doanh nghiệp lo lắng vấn đề bảo mật thông tin. Bởi không gian cho thuê thường là không gian chung, nhiều đơn vị, tổ chức cùng sử dụng và làm việc. Wifi không an toàn, tường thiếu cách âm cũng là nguy cơ gây rò rỉ thông tin khi thảo luận cùng khách hàng. 

Giải pháp: Khi chọn văn phòng ảo, hãy tham quan và đánh giá khu vực làm việc. Văn phòng Winplace đáp ứng yêu cầu về tính bảo mật. Vách kính chất lượng cao cách âm tốt nhất khi sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách. Wifi được tăng cường bảo mật, đảm bảo an toàn, giảm tối đa nguy cơ đánh cắp dữ liệu. 

Vách kính cao cấp cách âm tốt tại Winplace

• Không được cung cấp đủ tiện ích

Dù nhiều ưu điểm, đôi khi văn phòng ảo vẫn không đủ tiện ích đáp ứng yêu cầu của bạn. Chẳng hạn, bạn mong muốn được sử dụng trà và cà phê trong quá trình tiếp khách nhưng đơn vị bạn chọn không hỗ trợ. Bạn muốn scan văn bản lên máy để trình bày cho đối tác nhưng văn phòng bạn chọn không có máy scan. 

Giải pháp: Tùy thuộc nhu cầu, bạn có thể xác định nhu cầu cần có trong văn phòng là gì. Tiếp đó, hãy đặt câu hỏi hoặc tìm kiếm đơn vị có thể đáp ứng những mong muốn này. Winplace là đơn vị cung cấp đa dạng tiện ích cho văn phòng ảo. Bạn được sử dụng dịch vụ với sự hỗ trợ và chăm sóc tốt nhất từ dịch vụ khách hàng của đơn vị. 

Kết luận

Với 5 ưu điểm và 3 hạn chế kế trên, bạn có thể cân nhắc nên hay không sử dụng văn phòng ảo. Khi lựa chọn Winplace Coworking Space, bạn sẽ được tư vấn, hỗ trợ và trải nghiệm dịch vụ tốt nhất mà không cần lo ngại các vấn đề phát sinh. Liên hệ với đơn vị để được tư vấn nhanh chóng, kịp thời.